כלים ואפליקציות לתיאום פגישות וזמנים בחינם עם אנשים ולקוחות

כלים לתיאום וקביעה עצמאית של פגישות

אחרי ראינו שירותים פשוטים יחסית לקביעת פגישות אפשר לעלות רמה לשירותים שהם פתרון כולל לקביעת פגישות ומתחשבות אוטומטית בזמנים שנוחים לך.

הכלים דורשים הגדרה ראשונית שלוקחת יותר זמן מהכלים שהזכרתי למעלה, אך לאחר שהגדרתם אותם פעם אחת כמו שצריך ע”י הזנת מועדים קבועים לפגישות או סנכרון עם לוח מקוון (כמו גוגל), רוב העבודה היא אוטומטית:

הן יוצרות לך קישור עם מועדים אפשריים שאותו אתה שולח למי שמעוניין להיפגש איתך, והוא בעצמו בוחר את השעות שנוחות לו ולאחר שהוא בוחר שניכם מעודכנים במייל.

לכל שירות יש לפחות חלק מהאפשרויות הבאות:

• אפשרות סנכרון עם יומנים מקוונים כמו גוגל והאוטלוק ולחסום אוטמטית זמנים לא פנויים.
• תמיכה סוגי פגישות שונות (למשל באורך או מיקום אחר) ופגישות חוזרות.
• נותני שירות שונים ו/או משתמשים שונים בחשבון.
• קישור לעמוד אינטרנט שמציג את השעות הפניות ביומן שלך.
• קבלת תשלומים לפני הפגישה.
• תזכורות במסרון או אימייל.
• אפליקציה לניהול פגישות לטלפונים חכמולוגים (אנדרואיד ואיפון).

יש המון כלים כאלו בשוק, כדי לעשות סדר החלטתי לסקור את הכלים שיש להם גרסת חינם ראויה ומאפשרות שדרוג במחיר סביר לגרסה בתשלום.

Calendly – ניהול יומן פגישות בחינם ובסטייל

אם מדברים על תיאומים, אז שווה לציין באטלנטה קיים שדה התעופה העמוס ביותר בעולם, בעיקר משום שהוא משמש כצומת חיבור לטיסות פנים רבות בארה”ב.

אז לא רק תיאומי טיסות יש באטלנטה, אטלנטה היא גם הבית של חברה צעירה בשם  Calendly (בשכונה בטח היו קוראים לה לו”זון) שמאז 2013 עוזרת לתאם בין אנשים בעזרת תוכנה לתיאום פגישות באתר שלהם.

אחד הדברים הראשונים ששמים אליהם באתר של Calendly הוא העיצוב הנקי וחווית המשתמש הקלה והנעימה. המערכת מאפשרת לקבוע פגישות מסוגים שונים ובאורכים שונים שלכל אחת אף טווח שעות שונה, אך בגרסת החינם מאפשרת רק סוג פגישה אחד.

הכלי גם מאפשר לקבוע מרווח מינימלי בין פגישות (כדי למשל לשתות מים, לבדוק פייסבוק או סתם לנשום). כמו כן יש גמישות בין סוגים פגישות ואורכים שונים.

היתרון של המערכת של Calendly הוא בכך שהיא מתממשקת עם יומן גוגל (Google Calendar) ואופיס 365 וכך מציעה פגישות רק במועדים שלא חסומים לנו ביומן.

הכלי גם מאפשר לקבוע זמן מקסימלי שאתה מוכן לאפשר לאנשים להירשם בו. למשל אתם רוצים שאנשים יקבעו איתכם פגישה עד שבועיים מראש ולא חודשיים מראש (“אלוהים גדול עוד חודשיים..”).

למעשה אחרי שנרשמנו לשירות וחיברנו אותו ליומן הקיים שלנו, נגדיר שעות כלליות למפגשים.  כל מה שנשאר לנו זה לשלוח קישור לאדם השני הוא יקבל מבחר שעות פנויות שלנו יוכל לקבוע לעצמו פגישה שתתווסף אוטמטית ליומן שלנו, נוח מאוד.

חוזקות:

• ממשק נעים ומאוד נוח להגדרה, הפשטות שבתחכום.
• מתממשק עם יומן גוגל ויומן אופיס 365 אוטומטית ומתחשב בזמנים לא פנויים.
• האדם איתו אתה קובע מקבל קישור עם סוג הפגישה והוא בוחר בעצמו מתי נוח לו, מעלה את סיכוי מציאת מועד נוח לכולם.

חולשות:

• בגרסת חינם ניתן להציע רק סוג אחד של פגישה (שדרוג ב-8 דולר בחודש).

כלי דומה: Appoint.ly – החבר’ה הפולנים באפוינטלי לא יושבים בחושך לבד. הם בנו מערכת לתיאום פגישות בעלת עיצוב אפילו יותר פשוט ומינימליסטי מ-calendly.  גם גרסת החינם של אפוינטלי מאפשרת כמות פגישות לא מוגבלות אך רק מסוג אחד. הגרסה בתשלום (10$ בחודש) תאפשר סוגי פגישות שונות וגם לוח פגישות צוותי.

Visibook – אפליקציה ואתר לניהול יומן פגישות

שנכנסים לאתר הבית של Visibook שהוא עוד תוכנה לניהול פגישות בחינם (visit+book), רואים שהם מכוונים שיווקית לנותני שירות בעיקר בתחום הטיפול, אך למעשה כל אחד שקובע פגישות 1על 1 יכול להיעזר בשירות שלהם.

Visibook מציעה שירות דומה ל- Calendly אך הגישה שלהם לניהול היומן מעט שונה- בעוד Calendly מסתמכת על יומן גוגל הקיים שלך ומתחשבת בזמנים הפנויים לך שם, Visibook יוצרת לך יומן חדש גם באתר שלהם ש’מתלבש’ כיומן משנה ביומן העיקרי שלך.

יש לכך יתרון וחסרון, מצד אחד אפשר לנהל יומן נפרד שמוקדש לפגישות וכל פגישה שמעודכנת תופיע גם ביומן של גוגל, מצד שני המערכת לא חוסמת לך דברים שקבועים לך ביומן של גוגל.

ממשק הניהול של ויזיבוק מאוד פשוט ולמעשה נראה כמעט כאילו אנחנו בעצם משוטטים במסך של אפליקציה רק במסך גדול.

גם קביעת פגישה מאוד נוחה. גם Visibook, מייצרת לנו קישור שאנו שולחים לאדם השני. הוא מגיע לדף שבוא הוא מקבל תצוגה של חודש שלם עם אפשרות לבחירת מועד בו הוא מעוניין.

אם האדם מעוניין הוא בוחר בשעה, נפתח חלון להוספת פרטים (שם מייל וטלפון), לחיצה על שליחה ו.. סה טו. יש פגישה שנשלחת לשני הצדדים במייל.

לדוגמה בלוח לדוגמה שבניתי יצרתי שני סוגי שירותים, פגישה ושיחת טלפון. לכל אחד הגדרתי שעות פעילות שונות. כאשר לוחצים על יום בשבוע בוחרים בסוג השירות ולאחר מכן רואים איזה שעות אפשריות עבור השירות.

יתרון גדול של Visibook הוא שהיא נותנת כבר בגירסת החינם את כל האפשרויות והפיצ’רים השונים, כולל למשל אפשרות לשים לוגו משלך או הגדרת סוגי שירותים/פגישות שונים.

המגבלה היחידה (נכון לסוף 2018) על גרסת החינם היא 25 פגישות בחודש. אבל זאת בקושי מגבלה, משום שבמידה ואתם קובעים מעל 25 פגישות בחודש, כנראה שמצבכם העיסקי ממש טוב ותוכלו להרשות לעצמם לשדרג את הגרסה בתשלום (החל מ-7 דולר לחודש)  😉

ויזיבוק מציע גם תכונות מתקדמות כמו שירות תזכורות במייל למי שקבע את הפגישה, אפשרות לפגישות חופפות (למשל למי שמטפל בכמה חדרים במקביל) ועוד.

חובבי האפליקציות בסמארטפון ישמחו לדעת ש- visibook יש אפליקציות לאנדרואיד וגם ואייפון.

חוזקות:

• גירסת החינם מאפשרת גישה ושימוש בכל האפשרויות שהשירות מאפשר ועד חמישים פגישות בחודש.
• יש למערכת גם גירסת אפליקציה לניהול יומן הפגישות שלכם.
• נוחה ופשוטה להגדרה ושימוש, כולל יומן רישום מאוד נוח ומהיר לשימוש.

חולשות:

• למי שמחפש התממשקות דו-כיוונית מלאה עם הלוח השנה של גוגל, כרגע השירות לא תומך בכך.

10to8 – יותר אפשרות תיאום פגישות בחינם

בשני השירותים למעלה ראינו שלכל אחד יש חוזקות וחולשות לפחות בגירסת החינם. חלקם מאפשרים סכנרון מלא עם יומן גוגל או אוטלוק אבל מגבילים בפי’צרים חשובים אחרים (כמו סוגי פגישות) בעוד אחרים נותנים כמות פ’צרים יפה אבל אין להם סכנרון מלא עם היומנים מקוונים.

10to8 (עשר עד שמונה) מספקת גרסת חינם שמאפשרת גם סנכרון מלא וגם סט פיצ’רים רחב שכולל סוגי פגישות, ומאפשרת לקבוע עד 100 פגישות בחודש ואף אפשרויות הטמעה שונות.

גרסת התשלום (החל מ-12 דולר לחודש) מאפשרת עוד כמה פיצ’רים נחמדים כמו תזכורות במסרונים, הוספת המיתוג של העסק (גרפיקה).

ב-10to8 לא ניתן לקבוע שעות שונות למתן פגישות או שירותים מסוגים שונים ישירות, אבל כן ניתן ליצור נותני שירות שונים. כך שבעצם תוכל לשכפל את עצמך ולהגדיר לאלטר-אגו שלך גם פגישות (כאן עולה השאלה אם האלטר-אגו שלך עושה כסף, האם זאת נחשבת הכנסה פסיבית?)

חווית השימוש במערכת לא משויפת כמו קלנדלי או פשוטה כמו ויזיבוק אבל בסה”כ התפריט וההגדרות די ברורים והעיצוב צבעוני ונחמד. רוב הניווט מרוכז בתפריט השמאלי של המערכת, זה נראה כך:

אם מחפשים מינוסים אין ענקיים אבל כן אפשר להזכיר שלעיתים האתר זז טיפה לאט וגם מצאתי את ממשק קביעת הפגישה (זה ששולחים לאדם השני) עם טיפה יותר מידי שלבים.

חוזקות:

• גרסת חינם מפנקת עם כמות פ’צרים מעולה, כולל סנכרון מלא עם יומן גוגל ואפשרות הטמעה באתר הפרטי.
• אפשרות לקבוע עד מאה פגישות בחודש ללא עלות.

חולשות:

• ממשק בחירת הפגישה ששולחים לצד השני קביעת פגישה מעט מסורבל.
• כדי ליצור שעות אפשריות שונות לסוגי פגישות שונים צריך להגדיר עוד חבר צוות

Acuity scheduling – תיאום פגישות עם אפשרויות מתקדמות 

Acuity scheduling (‘תיאום מדויק’) הוא אחד הכלים המשוכללים לתיאום פגישות שבדקתי.

בגירסת החינם שלו אפשר לקבוע אין ספור פגישות וסוגי שירותים (או פגישות), ואפשר אפילו להוסיף שאלון למי שקובע פגישה (למשל לקוח) כדי למשל לחסוך זמן בפגישה, ובאופן כללי בעל אפשרויות הטעמה מאוד טובות.

המגבלה העיקרית בגרסת החינם שאין סינכרון דו-כיווני עם האוטלוק ולוח שנה של גוגל, שקיימת בגרסאות בתשלום (החל מ-10 דולר לחודש) ומאפשרות בנוסף עוד הרבה פי’צרים:

הטמעה באתר ואף אפשרות תיאום זמנים לפגישה של צוותים בחברה, סינכרון לשירותי דיוור במייל, קבלת תשלומים מקוונת (למשל בפייפאל) מסרוני תזכורת ואפילו חיבור לשירותי הנהלת חשבונות ומערכות ניהול לקוחות (CRM). בקיצור מ’צוכלל כבר אמרתי לא? 😎

הממשק הכללי מהיר ונוח למדי, ולמרות שהגדרה הראשונית שהרגישה לי טיפל’ה מסורבלת בתחילה, נוח לעבוד איתו ברגע שמתרגלים.

חוזקות:

• בהתחשב בכמות האפשרויות, הממשק נוח ומהיר.
• כמות אפשרויות ופיצ’רים שמאפשרת שמאפשרת לך ‘לגדול’ עם המערכת.
• גרסת החינם מאפשרת קביעת פגישות ללא הגבלה, כולל סוגי פגישות/משתמשים שונים.

חולשות:

• בגרסת החינם אין סנכרון דו-כיווני עם יומן גוגל והאוטלוק.

שירות דומה: setmore – שמציג גם הוא ממשק נעים ומהיר וכלל הרבה פיצ’רים ואפליקציות לאנדרואיד ואיפון.  גירסת החינם מאפשרת הקמת מס’ משתמשים/נותנים שירות וכמות לא מוגבלת של פגישות. מינוס קטן – כדי ליצור סוגי פגישות שונים, צריך להוסיף עוד נותן שירות.

שדרוג לגרסה מלאה שמאפשרת סכנרון דו-כיווני עם יומן גוגל או אאוטלוק יאפשר קבלת תשלומים ומסרונים, אך הוא יקר יחסית (25 דולר).

כלים מתקדמים נוספים לקביעת פגישות

למעשה מעבר לאפליקציות והאתרים לתיאום פגישות שסקרתי, יש לא מעט כלים אחרים, שלא סקרתי בהרחבה משום שמצאתי אותם פחות אינטואיטיבים או שגרסת החינם שלהם היתה מוגבלת מידי. בכל מקרה נזכיר אותך בקצר:

TimeBridge– במקרה הזה מדובר בכלי בחינם לגמרי, שמאפשר לשלוח זמנים נוחים לפגישה (כמו assitatnt.to) או לחילופין לשתף את הלוח הפנוי שלך עם אחרים (כמו הכלים המתקדמים שהזכרתי למעלה.
התלבטתי אם לעשות לכלי שלהם סקירה מקיפה יותר. בסופו של דבר שני מינוסים הכריעו את הכף:

הראשון הוא התמיכה חלקית בעברית (היי אנחנו לא ב-1998 תתעוררו). השני זה השימוש המעט מסורבל, האדם ששולחים לו מסמן בעצמו ביומן שלך את השעות הנחות לו ולא מקבל שעות מוגדרות מראש.

youcanbook.me – מאפשרת אפשרויות מתקדמות (ולכן מעט מורכבת לשימוש) כולל תבניות עיצוב שונות. בגירסת החינם מאפשרת רק שירות/סוג פגישות אחד ומגבילה פי’צרים, כמו למשל קביעת מרווח בין פגישות אך כן מאפשרת סינכרון עם יומנים מקוונים כמו גוגל ומיקרוסופט.

Simplybook.me – החבר’ה באיסלנד לא רק יושבים בג’קוזי בחוץ בטמפרטורה קפואה ושותים בירה, הם גם יצרו מערכת מלאת פי’צרים והגדרות. והיה להם עוד הישג: הם הצליחו ליצור מערכת אפילו יותר מורכבת לשימוש מ- של youcanbook.me.

גרסת החינם מאפשרת לבחור תוסף אחד מהפיצ’רים המתקדמים, ומאפשרת כמה סוגי שירותים/אורכי פגישות. מספיק לגמרי לשימוש בסיסי אם התחברתם לממשק הניהול.

Appointy – מרובת אפשרויות אך בגרסת החינם האדם שקובע את הפגישה צריך להירשם לשירות, מה שהופך את התהליך למעט יותר מסורבל מהצד השני. שידרוג לגירסה מלאה שלא דורשת רישום עולה כבר 19 דולר לחודש.

סיכום – אז באיזו שירות תיאום פגישות אונליין לבחור?

כמו שראינו יש מבחר כלים גדול, אולי אפילו מידי אם אתם כותבים סקירה כמוני  😯

ובכל זאת אם לסכם יש מספר שירותים שיכולים להיות ממש יעילים, בהתאם לצרכים שלכם:

אם תרצו לקבוע פגישה חד-פעמית עם מספר גדול של אנשים, הכלי המתאים ביותר הוא Doodle ודומיו שהזכרתי למעלה.

אם אתם זקוקים לקביעת כמות פגישות בצורה מזדמנת וכבר משתמשים בג’ימייל וכרום, assistant.to יאפשר לכם לקבוע פגישות בקלות ללא צורך ברישום לשירות והתעסקות עם הגדרות.

אם אתם רוצים כלי חינם שמסנכרן בזמנים הפנויים שלכם ביומנים של גוגל או מיקרוסופט, ואתם יכולים להתספק רק בסוג (אורך) אחד של  פגישה, אני בקלות יכול להמליץ לכם לנסות את Calendly שמציע ממשק נעים ונוח להגדרה וקביעת פגישה.

אם חיפשתם כלי שגם בגרסת החינם יאפשר לכם לקבוע פגישות מסוגים שונים וכולל אפשרות לתזכורות, מעוניינים בגישה דרך אפליקציה בנייד ובהנחה שלא קריטי לכם סנכרון דו-כיווני ליומן מקוון אחר, הייתי ממליץ לכם לבדוק את Visibook. מתאים מאוד גם למטפלים שרוצים לקבוע טיפולים חופפים.

אם תרצו כלי שמציע אפשרות למספר סוגי פגישות שונות וגם מסתכרן עם היומן המקוון שלכם, שווה לכם לבדוק את 10to8 שיש לו גרסת חינם מלאת אפשרויות.

אם לא אכפת לכם לשלם סכום חודשי קטן (עד 10 דולר בחודש) הגרסאות המלאות של calendly ו-acuity scheduling יתנו לכם תמורה טובה:  כשקלנדלי יציע לכם עיצוב וחווית משתמש מעט נעימה יותר, אך אקויטי יכניס אתכם לליגה של הגדולים ויאפשר תכונות מתקדמות כמו חיבור לשירותי תשלום, הנהלת חשבונות וניהול לקוחות.

אז באיזה כלים אתם משתמשים לתיאום זמנים? כמה זה עוזר לכם? אשמח לשמוע כאן למטה