אם עד לפני כמה שנים כמעט כל עסק קטן למעט חנויות וקמעונאים אחרים, היה מוציא קבלה כתובה בכתב יד, היום המצב מאוד שונה. רבים מבעלי העסקים הקטנים גילו את ייתרונות מערכות אינטרנטיות להוצאת קבלות שמייתרות את הנוהג הבא לעסקים שעובדים מרחוק:

לרשום חשבונית ידנית, להכניס אותה למעטפה, ללכת לשלשל לתיבת הדואר ולסיום למלמל את ברכת “ברוך מעביר הדואר” תוך תקווה שאכן הקבלה תגיע ליעד, בזמן סביר.

יתרונות נוספים של כלים מקוונים להנפקת חשבוניות ממוחשבות:

• נגישות מכל מקום – אפשר להוציא קבלה / חשבונית בקליק כמעט מכל מקום בלי להיסחב עם פנקס קבלות.
• גיבוי – המסמכים שמורים בשרתים חיצוניים (בענן) בנוסף ולא עלולים להימחק בגלל איזה וירוס זדוני או כשל פתאומי במחשב.
• שליחה – קל לשלוח מסמכים בדוא”ל ללקוחות, לעצמך וגם לרואה החשבון שלך (ואפילו לסבתא שלא תוכל להגיד שאינכם בקשר).
• החשבונית ירוקה – אין צורך בנייר ואפשר לטפוח לעצמנו על השכם ולהרגיש שהצלנו את העולם.
• חתימה דיגיטלית – המסמכים חתומים דיגיטלית (חתימה אלקטרונית), כך שקשה לזייף אותם.

איזה דברים חשובים בשירות חשבוניות דיגיטליות?

כמו בשירותים דיגיטליים אחרים (למשל שירותים לקביעת פגישות) יש מגוון משתנים שיכולים להיות חשובים לכם בבחירת מערכת לניהול חשבונות באופן מקוון, שתלויים בצרכים שלך.  הנה כמה כללים מנחים שכדאי לקחת בחשבון:

• אמינות – מערכת אמינה, כזאת שלא תתקע לכם באמצע עבודה.
• נוחות – מערכת שתהיה לכם נוחה ונעימה לשימוש.
• שירות מהיר ואדיב – במידה ויש בעיה או שאלה, תוכלו לקבל מענה בזמן מהיר.
• אפשרויות חיבור – חיבור למערכות חיצוניות שאתה צריך או עושה בהן כבר שימוש כגון מערכות סליקה (חיוב באשראי) ואתרי מסחר (eCommercee).
• מחיר – כמו כל שירות תחרותי בשוק יש הרבה מערכות וטווח המחירים רחב למידי, לפעמים על אותן יכולות אפשר לשלם מחיר נמוך משמעותית.

כל זה כמובן מנקודת ההנחה שהמערכת שאתם עובדים איתה עומדת בחוק חתימה אלקטרונית שמתייחס לחתימה ממוחשבת, ורשומות ופועלות לפי הוראות רשות המיסים למסמכים ממוחשבים (רובן אכן עושות כך).

(אגב במאמר אני משתמש בביטויים, חשבונית דיגיטלית / אלקטרונית / ירוקה / ממוחשבת / באינטרנט, אילו כמובן מילים נרדפות לאותו דבר).

תמיכה בסליקת אשראי במערכות חשבונית ירוקה

חשוב לציין שבאופן כללי ניתן לחייב לקוחות באשראי דרך חברות סליקה חיצוניות ולאו דווקא דרך המערכות להוצאת חשבונית באינטרנט. 

עם זאת לדעתי לרוב העסקים הקטנים יהיה נוח יותר לעשות את זה ישירות כבר ממערכת החשבוניות שלהם, וכך לצמצם התעסקות ותשלום לכמה מערכות שונות.

נושא של תמיכה בסליקת אשראי רלוונטי במיוחד גם לעסקים מקוונים, למשל כאשר בונים אתר שאמור לשמש למכירת מוצרים או שירותים.

 יש שלוש אפשרויות של סליקת אשראי: 

• סליקה פשוטה – אפשרות סליקה ולאחר מכן הוצאת חשבונית ללקוח, כלומר שתי מערכות שלא ‘מדברות’ אחת עם השניה. 
• חשבונית אוטומטית לאחר סליקה – אפשרות לייצר חשבונית אוטומטית לפי פרטי הלקוח שאנחנו מזינים בזמן החיוב.
• אפשריות סליקה מתקדמות – כגון נכיון תשלומים ועמודי סליקה (פירוט למטה) ועוד.

חישוב עלויות סליקת אשראי:
עלות סליקת האשראי במערכות להוצאת חשבונית ירוקה מורכבת משלושה מרכיבים עיקריים:

• עלות חודשית – העלות החודשית שאתה משלם למסלול שמאפשר סליקת כרטיסי אשראי. 
• עמלת סליקה לכל עסקה – עמלה שמתווספת לתשלום עצמו, לרוב אחוז מתוך כל עסקה.
• עלות הקמת מסוף סליקה – עלות חד פעמית, לרוב עולה 300-100 ₪ אך לעיתים חינם.

כדי להבין מה התוכנית המשתלמת ביותר עבורך צריך להתחשב בכל העלויות למעלה:

לחשב כמה עסקאות חודשיות יש (או צפויות), באיזה היקף הן וכך לחשב את סך העלויות המשוערות (עלות חודשית ועמלת סליקה מסך העסקאות הממוצעות) שצפויות לך בחודש.

למשל יש חברות חשבוניות שמציעות מסלול עם עמלת סליקה גבוהה מכל עסקה אך מצד שני העלות של המסלול החודשי נמוכה יחסית, וכך לעסק שסולק כמות קטנה של עסקאות זאת תהיה התוכנית הכי משתלמת (במיוחד אם עלות הקמת המסוף זולה יחסית).

מאידך עסק עם היקפי סליקה חודשיים גדולים יעדיף עמלת סליקה מנימלית גם אם התשלום החודשי על המסלול יהיה גבוה משמעותית.