שירותים לחשבונית ירוקה דיגיטלית

מערכות מומלצות להוצאת חשבונית דיגיטלית ירוקה וסליקת אשראי

עדכון אחרון: אוגוסט 2023

אז פתחתם תיק עוסק פטור, עוסק מורשה או בכלל חברה בע”מ. אם יש לכם מזל והרעיון לעסק שמצאתם רלוונטי, יש אפילו אנשים שרוצים לשלם לכם על המוצר או השירות שאתם מספקים.

אם כבר יש לכם עסק המאמר הזה יראה לכם איך המערכות יכולות לחסוך לכם התעסקות בניירת ולהקל בקבלת תשלומים מלקוחות. אפילו אם כבר יש לכם מערכת להוצאת חשבונית אלקטרונית ו/או סליקה, תוכלו להשוואת מחירים ואולי תוכלו לחסוך עד מאות שקלים בשנה.

כל זה גם כמובן בהנחה שאתם לא עובדים בהתנדבות או תורמים להון השחור שמסתובב בישראל… ומפיקים חשבוניות או קבלות. 😎

אם עד לפני כמה שנים כמעט כל עסק קטן למעט חנויות וקמעונאים אחרים, היה מוציא קבלה כתובה בכתב יד, היום המצב מאוד שונה. רבים מבעלי העסקים הקטנים גילו את ייתרונות מערכות אינטרנטיות להוצאת קבלות שמייתרות את הנוהג הבא לעסקים שעובדים מרחוק:

לרשום חשבונית ידנית, להכניס אותה למעטפה, ללכת לשלשל לתיבת הדואר ולסיום למלמל את ברכת “ברוך מעביר הדואר” תוך תקווה שאכן הקבלה תגיע ליעד, בזמן סביר.

יתרונות נוספים של כלים מקוונים להנפקת חשבוניות ממוחשבות:

  • נגישות מכל מקום – אפשר להוציא קבלה / חשבונית בקליק כמעט מכל מקום בלי להיסחב עם פנקס קבלות.
  • גיבוי – המסמכים שמורים בשרתים חיצוניים (בענן) בנוסף ולא עלולים להימחק בגלל איזה וירוס זדוני או כשל פתאומי במחשב.
  • שליחה – קל לשלוח מסמכים בדוא”ל ללקוחות, לעצמך וגם לרואה החשבון שלך (ואפילו לסבתא שלא תוכל להגיד שאינכם בקשר).
  • החשבונית ירוקה – אין צורך בנייר ואפשר לטפוח לעצמנו על השכם ולהרגיש שהצלנו את העולם.
  • חתימה דיגיטלית – המסמכים חתומים דיגיטלית (חתימה אלקטרונית), כך שקשה לזייף אותם.

 

איזה דברים חשובים בשירות חשבוניות דיגיטליות?

כמו בשירותים דיגיטליים אחרים (למשל שירותים לקביעת פגישות) יש מגוון משתנים שיכולים להיות חשובים לכם בבחירת מערכת לניהול חשבונות באופן מקוון, שתלויים בצרכים שלך.  הנה כמה כללים מנחים שכדאי לקחת בחשבון:

  • אמינות – מערכת אמינה, כזאת שלא תתקע לכם באמצע עבודה.
  • נוחות – מערכת שתהיה לכם נוחה ונעימה לשימוש.
  • שירות מהיר ואדיב – במידה ויש בעיה או שאלה, תוכלו לקבל מענה בזמן מהיר.
  • אפשרויות חיבור – חיבור למערכות חיצוניות שאתה צריך או עושה בהן כבר שימוש כגון מערכות סליקה (חיוב באשראי) ואתרי מסחר (eCommercee).
  • מחיר – כמו כל שירות תחרותי בשוק יש הרבה מערכות וטווח המחירים רחב למידי, לפעמים על אותן יכולות אפשר לשלם מחיר נמוך משמעותית.

כל זה כמובן מנקודת ההנחה שהמערכת שאתם עובדים איתה עומדת בחוק חתימה אלקטרונית שמתייחס לחתימה ממוחשבת, ורשומות ופועלות לפי הוראות רשות המיסים למסמכים ממוחשבים (רובן אכן עושות כך).

(אגב במאמר אני משתמש בביטויים, חשבונית דיגיטלית / אלקטרונית / ירוקה / ממוחשבת, אילו כמובן מילים נרדפות לאותו דבר).

 

תמיכה בסליקת אשראי במערכות חשבונית ירוקה

חשוב לציין שבאופן כללי ניתן לחייב לקוחות באשראי דרך חברות סליקה חיצוניות ולאו דווקא דרך המערכות להוצאת חשבונית באינטרנט. 

עם זאת לדעתי לרוב העסקים הקטנים יהיה נוח יותר לעשות את זה ישירות כבר ממערכת החשבוניות שלהם, וכך לצמצם התעסקות ותשלום לכמה מערכות שונות.

נושא של תמיכה בסליקת אשראי רלוונטי במיוחד גם לעסקים מקוונים, למשל כאשר בונים אתר שאמור לשמש למכירת מוצרים או שירותים.

 יש שלוש אפשרויות של סליקת אשראי: 

  • סליקה פשוטה – אפשרות סליקה ולאחר מכן הוצאת חשבונית ללקוח, כלומר שתי מערכות שלא ‘מדברות’ אחת עם השנייה. 
  • חשבונית אוטומטית לאחר סליקה – אפשרות לייצר חשבונית אוטומטית לפי פרטי הלקוח שאנחנו מזינים בזמן החיוב.
  • אפשריות סליקה מתקדמות – כגון נכיון תשלומים ועמודי סליקה (פירוט למטה) ועוד.

חישוב עלויות סליקת אשראי:
עלות סליקת האשראי במערכות להוצאת חשבונית ירוקה מורכבת משלושה מרכיבים עיקריים:

  • עלות חודשית – העלות החודשית שאתה משלם למסלול שמאפשר סליקת כרטיסי אשראי. 
  • עמלת סליקה לכל עסקה – עמלה שמתווספת לתשלום עצמו, לרוב אחוז מתוך כל עסקה.
  • עלות הקמת מסוף/ חיבור סליקה – עלות חד פעמית, לרוב עולה 300-100 ₪ אך לעיתים חינם.

כדי להבין מה התוכנית המשתלמת ביותר עבורך צריך להתחשב בכל העלויות למעלה:

לחשב כמה עסקאות חודשיות יש (או צפויות), באיזה היקף הן וכך לחשב את סך העלויות המשוערות (עלות חודשית ועמלת סליקה מסך העסקאות הממוצעות) שצפויות לך בחודש.

לעסק שסולק מעט יהיה לפעמים עדיף תשלום יחסית גבוה מכל עסקה, אך בעלות חודשית נמוכה ובעסק שסולק הרבה יעדיף עמלת סליקה מינימלית גם המסלול החודשי יקר יותר.

חשבונית דיגיטלית בכל מקום – גרסה למם הנפוץ

 סליקה באמצעות חברת אשראי או מאגד אשראי

בעבר כשמישהו רצה לסלוק אשראי הברירה היחידה הייתה לפתוח חשבון סולק באחת משלושת חברות האשראי. זה דרש הליך בירוקרטי של מילוי טפסים ואישור שלקח זמן. עלויות הסליקה השתנו בהסכם שחתמת מול חברת האשראי.

בואו נאמר שהתחרות לא היתה כזאת גדולה, והרבה עסקים קטנים נאלצו לשלם עמלות סליקה גבוהות ובנוסף חויבו במינימום עמלות גם אם נעשו מעט עסקאות בכל חודש.

בשנים האחרונות גדלה התחרות, ומעבר לכך שחברות האשראי שיפרו את תנאי הסליקה, יש אפשרות שהופכת ליותר נפוצה אצל עסקים חדשים והיא סליקה דרך מאגד אשראי.

מאגד אשראי הוא למעשה חברה ש’קונה’ שירותי סליקה מאחת מחברות האשראי ומאפשרת לך לסלוק דרכה ללא צורך בהתחברות לחברת האשראי.

יש לסליקה באמצעות מאגדי אשראי כמה יתרונות: 

  • המאגדים מציעים מסלולים ללא עלויות מינימום, כך שגם אתם אתם סולקים מעט ישתלם לכם להישתמש בסליקה בעסק.
  • יש פחות צורך במילוי מסמכים, ואישור חשבון הסליקה הוא מהיר לרוב בתוך יום-יומיים.
  • ניתן לנכות תשלומים (עוד רגע נדבר על נכיון) ישירות דרך המאגד ללא צרוך בחברה חיצונית.
  • לעיתים ניתן לקבל את הסכומים שנסלקו מהר יותר לחשבון לעומת עבודה מול חברת האשראי.

ובכל זאת, במקרים מסוימים למשל כאשר אתם סולקים סכומים גבוהים בעסק, ישתלם עדיין להתחבר ישירות לסליקה דרך חברות האשראי (מה שנקרא ‘צרות טובות’).

עדכון 2021: חברות האשראי התחילו לאפשר סליקה ישירות מולן בצורה פשוטה ודומה מול מאגדי האשראי. שווה לבדוק מול חברת החשבוניות שלכם.

 

 נכיון תשלומים בכרטיס אשראי

עסקים מסוימים מאפשרים עסקת תשלומים על מנת להקל על הלקוחות שלהם לקנות את המוצר או השירות. עם זאת, כדי לייצר תזרים מזומנים לעסק הם מעדיפים לקבל את כל סכום העסקה קרוב למועד ביצועה.

היכולת לקבל את כל התשלום בבת אחת נקראת נכיון אשראי, בדומה לנכיון צ’קים. רוב המערכות שתומכות בסליקת אשראי תומכות כך או אחרת בנכיון תשלומים, כאשר ניכוי התשלומים מוסיף עמלת נכיון בנוסף לעמלת סליקת האשראי הרגילה.

העמלה כמובן משתנה בין החברות אך סביר להניח שתיתקלו בטווח של 0.5%–1% עמלה מכל תשלום שמנכים.

דוגמה: נניח שחייבנו את הלקוח בעסקה של 3000 ש”ח בשלושה תשלומים, ועמלת הנכיון היא 0.75% לתשלום.
התשלום הראשון אינו דחוי ואין צורך לנכות אותו. על כל תשלום נוסף נשלם 0.75%, כך שעמלת ניכוי שני תשלומים תהיה 1.5% מהעסקה.

כך שעל שני התשלומים שצריך לנכות (סה”כ 2000 ש”ח) נשלם עמלה של עמלת נכיון של 30 ₪ (1.5%*2000)
זאת כמובן מעבר לעמלת הסליקה הרגילה שמשלמים בכל עסקת אשראי.

עמודי תשלום וסליקה

דפי תשלום שנקראים לעיתים גם ‘דפי סליקה’, הם עמודים אינטרנטיים שאליהם ניתן לשלוח את הלקוח על מנת שיבצע תשלום.

הם מכילים לרוב פירוט בסיסי על המוצר, הכמות והעלויות וטופס בו הלקוח יכול למלא את פרטי האשראי שלו על מנת לבצע את התשלום בפועל בצורה עצמאית ומאובטחת.

דפי תשלום למעשה מאוחסנים אצל החברה שמאפשרת לכם סליקה (למשל ספק הסליקה או חברת החשבונית) ולא על האתר שלכם.

דפי סליקה הם פתרון טוב לעסקים שרוצים למכור מגוון מוצרים קטן יחסית ברשת ולא רוצים להשקיע משאבים רבים בהקמת חנות אינטרנטית יקרה. 

כמובן שכדי לעשות שימוש בעמודי תשלום אתם צריכים קודם לפתוח לעצמכם אפשרות סליקה, ולרוב להוסיף עוד סכום מסוים על האפשרות לדפי תשלום.

החברות המשתלמות יותר (פירוט בהמשך) מספקות אפשרות לסליקה, חשבונית ודפי תשלום בכמה עשרות שקלים בחודש, לא הוצאה משמעותית גם לעסק קטן.

ניהול הוצאות במערכת החשבוניות הדיגיטליות

בנוסף לתיעוד כל החשבוניות והקבלות שאת